Algemene voorwaarden

1. Definities

• Gloow: de ondernemer die onder de handelsnaam Gloow diensten en/of producten aanbiedt.
• Klant: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die met Gloow een overeenkomst aangaat of wil aangaan.
• Consument: een klant die niet handelt in de uitoefening van beroep of bedrijf.
• Overeenkomst: iedere boeking, aankoop, reservering, pakket, giftcard, voucher, samenwerking of andere rechtsverhouding met Gloow.
• Behandeling: iedere cosmetische, esthetische, laser-, huid-, beauty- of wellnessbehandeling, intake, controle of nazorg.
• Pakket: een bundel van meerdere behandelingen of credits tegen een pakketprijs.
• Aanbetaling: ieder voorschot of vooraf betaald bedrag ter reservering van capaciteit, personeel, tijd of materialen.
• Boekingswaarde: de prijs van de betreffende afspraak, sessie of reservering waarop het verzoek of de verhindering ziet.
• Herstelregeling: een door Gloow aangeboden serviceoptie waarbij een klant na te late wijziging, no-show of andere verhindering alsnog tegen betaling een vervangende afspraak kan laten inplannen.
• Serviceformulier: het door Gloow aangewezen digitale formulier voor klachten, serviceverzoeken, verhuisverzoeken en inhoudelijke beoordelingen.

2. Identiteit van Gloow

De vestiging of juridische entiteit waarmee de klant boekt, koopt, wordt behandeld of gefactureerd, geldt als contractspartij.

3. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden zijn van toepassing op elk aanbod van Gloow en op iedere overeenkomst tussen Gloow en de klant.

Afwijkingen zijn uitsluitend geldig indien deze schriftelijk en uitdrukkelijk door Gloow zijn bevestigd.

Indien een bepaling nietig is, vernietigd wordt of anderszins niet afdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. De betreffende bepaling wordt dan uitgelegd of vervangen op een wijze die de bedoeling van die bepaling zo dicht mogelijk benadert en juridisch toelaatbaar is.

4. Aanbod en overeenkomst

Alle aanbiedingen, tarieven, acties, promoties, giftcards, pakketten, kortingscodes en andere commerciële uitingen van Gloow zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

Kennelijke fouten, prijsfouten, typefouten, programmeerfouten, voorraadfouten of andere evidente misslagen binden Gloow niet.

De overeenkomst komt tot stand zodra de klant een boeking plaatst, een betaling of aanbetaling verricht, een bestelling afrondt, een pakket of giftcard afneemt, een samenwerking activeert of zodra Gloow de boeking of bestelling bevestigt of met de uitvoering aanvangt.

Gloow is gerechtigd een aanvraag, boeking, behandeling, bestelling of samenwerking te weigeren of daaraan nadere voorwaarden te verbinden indien dat redelijkerwijs nodig is in verband met veiligheid, planning, capaciteit, risicobeheersing, fraude-preventie, operationele belangen of compliance.

5. Aard van de dienstverlening

De diensten van Gloow zijn in beginsel cosmetisch, esthetisch en/of wellnessgericht, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

Gloow verricht haar diensten naar beste inzicht en vermogen en met de zorgvuldigheid die in redelijkheid mag worden verwacht. Op Gloow rust in beginsel een inspanningsverbintenis en geen resultaatsverbintenis.

Indicaties over resultaat, aantallen sessies, duur, haarreductie, comfort, herstel of huidreacties zijn steeds indicatief. Resultaten verschillen per persoon en zijn mede afhankelijk van huidtype, haarkleur, hormonen, medicatie, medische situatie, zonblootstelling, leefstijl, opvolging van instructies en individuele lichamelijke reactie.

6. Informatieplicht van de klant

De klant heeft een zelfstandige en voortdurende verplichting om alle informatie die van belang kan zijn voor de veiligheid, geschiktheid of uitvoering van de behandeling of overeenkomst volledig, tijdig en naar waarheid te verstrekken.

Deze verplichting geldt ook indien Gloow daar niet expliciet naar vraagt. De klant begrijpt dat niet iedere denkbare aandoening, complicatie, medicatie, medische bijzonderheid, huidreactie of risicofactor afzonderlijk kan worden uitgevraagd.

De klant is daarom verplicht ook uit eigen beweging alle relevante informatie te melden, waaronder maar niet beperkt tot:

• medische aandoeningen, huidafwijkingen, allergieën en eerdere reacties;
• medicatie, supplementen, hormonen en actieve huidproducten;
• zwangerschap, borstvoeding, implantaten, pacemakers of andere medische hulpmiddelen;
• zonblootstelling, zonnebank, zelfbruiner, tatoeages, PMU, wondjes, infecties, peelings of recente ingrepen;
• andere factoren die de veiligheid, planning, uitvoering of het resultaat van een behandeling kunnen beïnvloeden.

Gloow mag in beginsel vertrouwen op de juistheid, volledigheid en actualiteit van de door de klant verstrekte informatie. Gevolgen van onjuiste, onvolledige, verouderde of verzwegen informatie komen volledig voor rekening en risico van de klant.

De klant is verplicht alle voor-, tijdens- en nazorginstructies van Gloow strikt op te volgen. Gevolgen van het niet naleven daarvan komen voor rekening en risico van de klant.

7. Intake en behandelgeschiktheid

Voorafgaand aan een behandeling kan Gloow een digitale intake, vragenlijst, gezondheidsverklaring, toestemmingsformulier, huidanalyse, patchtest of andere veiligheidscontrole verlangen.

De intake wordt in beginsel door de klant zelf digitaal ingevuld via de door Gloow aangewezen omgeving. Gloow mag in beginsel vertrouwen op de juistheid en volledigheid van de ingevulde gegevens.

Gloow is gerechtigd een behandeling te weigeren, te onderbreken, aan te passen of te verplaatsen indien:

• de klant onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt;
• naar het oordeel van Gloow een contra-indicatie, veiligheidsrisico of twijfel daarover bestaat;
• de voorbereiding, huidconditie of fysieke toestand onvoldoende is;
• de veiligheid, kwaliteit of planning dit vereist;
• de klant instructies niet opvolgt of zich niet behandelgeschikt toont.

Indien de oorzaak daarvan in de risicosfeer van de klant ligt, mag Gloow de gereserveerde tijd, kosten en reeds verrichte handelingen in rekening brengen of een sessie als gebruikt aanmerken.

8. Boekingen, wijzigen en annuleren

Afspraken kunnen door de klant tot uiterlijk 48 uur vóór het geplande aanvangstijdstip kosteloos worden gewijzigd of geannuleerd, tenzij schriftelijk voor een specifieke dienst, actie of reservering een afwijkende regeling geldt.

Bij een tijdige wijziging of annulering buiten 48 uur vervalt uitsluitend de afspraak. Reeds betaalde bedragen worden in beginsel niet terugbetaald, maar blijven beschikbaar als tegoed, boekingswaarde of reeds verrichte reservering, tenzij dwingend recht anders bepaalt of Gloow uitdrukkelijk schriftelijk anders beslist.

Wijzigingen of annuleringen binnen 48 uur vóór aanvang zijn niet kosteloos mogelijk. In dat geval kan Gloow de afspraak laten doorgaan zoals gepland of, indien Gloow dat aanbiedt, een herstelregeling beschikbaar stellen tegen betaling van 50% van de boekingswaarde van de betreffende afspraak.

De herstelregeling is een service- en coulancemogelijkheid van Gloow en geen afdwingbaar recht van de klant. Gloow bepaalt of, wanneer en onder welke voorwaarden deze regeling wordt aangeboden.

Ook wanneer een afspraak ver vooruit is gepland, bijvoorbeeld meerdere weken of maanden later, geeft annulering niet automatisch recht op restitutie. Gloow reserveert reeds bij boeking capaciteit en planning op basis van de gemaakte afspraak.

Persoonlijke omstandigheden zoals ziekte, uitvaart, familieomstandigheden, werk, vervoerproblemen, vergissingen of andere verhinderingen leiden niet automatisch tot afwijking van dit beleid. Gloow hanteert in beginsel één uniform annuleringsbeleid voor alle klanten.

9. No-show, te laat komen en herstelregeling

Indien de klant niet verschijnt, te laat verschijnt waardoor uitvoering redelijkerwijs niet meer mogelijk is, of om welke reden dan ook geen gebruik maakt van de gereserveerde afspraak zonder tijdige kosteloze wijziging buiten 48 uur, vervalt het recht op kosteloze uitvoering van die afspraak.

In dat geval:

• vindt geen restitutie plaats van reeds betaalde bedragen of aanbetalingen;
• kan een sessie uit een pakket als gebruikt worden aangemerkt;
• kan Gloow, uitsluitend indien zij dat wenst, een herstelregeling aanbieden.

Indien de klant meer dan 10 minuten te laat verschijnt, is Gloow gerechtigd de behandeling in te korten, aan te passen, te weigeren of als no-show of laattijdige wijziging te behandelen, voor zover dit in de gegeven omstandigheden redelijk is.

Coulance of afwijking in een individueel geval schept geen precedent en geeft geen recht op gelijke behandeling in toekomstige gevallen.

10. Betaling en aanbetaling

Tenzij anders overeengekomen dient betaling direct bij boeking, voorafgaand aan de behandeling, direct na afloop of op de overeengekomen vervaldatum te geschieden via een door Gloow geaccepteerde betaalmethode.

Gloow is gerechtigd een aanbetaling of volledige vooruitbetaling te verlangen.

Een aanbetaling strekt mede tot vergoeding van reservering van tijd, personeelsinzet, administratie, capaciteit en voorbereidende werkzaamheden. Een aanbetaling wordt daarom in beginsel niet terugbetaald, ook niet bij annulering, wijziging, no-show, verhindering, ontevredenheid of voortijdige beëindiging, behoudens voor zover dwingend recht anders bepaalt.

Bij niet-tijdige betaling is de klant in verzuim nadat de overeengekomen betalingstermijn is verstreken. Gloow mag verdere uitvoering opschorten, toekomstige afspraken blokkeren en, voor zover wettelijk toegestaan, rente, incassokosten en redelijke administratiekosten in rekening brengen.

11. Pakketten, geldigheid en tussentijds stoppen

Pakketten worden aangeboden tegen een gereduceerde pakketprijs onder de voorwaarde van afname van het volledige pakket.

Pakketten en vooruitbetaalde behandelingen zijn geldig gedurende 12 maanden na de aankoopdatum, tenzij bij het aanbod uitdrukkelijk een andere termijn is vermeld. Na afloop van deze geldigheidstermijn vervalt het recht op uitvoering van de nog niet gebruikte behandelingen of sessies. Reeds betaalde bedragen worden daarbij niet terugbetaald, behoudens voor zover dwingend recht anders bepaalt.

Gloow kan de geldigheid op verzoek verlengen, bijvoorbeeld bij zwangerschap, medische omstandigheden of andere bijzondere situaties. Een verlenging is een service- en coulancemogelijkheid van Gloow en geen afdwingbaar recht van de klant.

Voor pakketten en vooruitbetaalde behandelingen die zijn aangeschaft vóór 29 juli 2026 geldt een overgangsregeling: de geldigheid daarvan eindigt niet eerder dan drie maanden na het moment waarop Gloow de klant persoonlijk over de resterende geldigheid heeft geïnformeerd.

De klant kan feitelijk besluiten een pakket niet verder te gebruiken, maar tussentijdse beëindiging of stillegging geeft geen recht op restitutie, herberekening, gedeeltelijke terugbetaling of uitbetaling van het resterende niet-gebruikte deel, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

Gloow is niet verplicht ongebruikte sessies om te zetten in geld, over te dragen aan derden of te verrekenen met andere aanspraken, tenzij Gloow daar schriftelijk mee instemt.

Pakketten zijn in beginsel persoonsgebonden en mogen uitsluitend worden gebruikt door de klant voor wie zij zijn afgesloten.

12. Vestigingsverhuizing

Het verplaatsen van een dossier, pakket of behandeltraject van de ene vestiging naar een andere vestiging is uitsluitend mogelijk na beoordeling door Gloow en alleen na voorafgaande schriftelijke aanvraag via info@gloow.nl of via het serviceformulier.

Voor een vestigingsverhuizing brengt Gloow administratiekosten van € 50,00 in rekening. Deze kosten hebben onder meer betrekking op dossiercontrole, interne verwerking, veilige overdracht van behandelgegevens en administratieve afstemming tussen vestigingen.

Gloow is niet verplicht iedere verplaatsing goed te keuren. Een verzoek kan worden afgewezen indien overdracht operationeel, juridisch, administratief, financieel of veiligheidsmatig niet wenselijk is.

13. Klachten en serviceformulier

Indien een behandeling, uitvoering of resultaat volgens de klant niet naar wens is, dient de klant dit zo spoedig mogelijk en volledig te melden via het door Gloow aangewezen serviceformulier.

Gloow beoordeelt ieder serviceverzoek individueel aan de hand van het dossier, de intake, de behandeling, de instellingen, de communicatie, eventueel beeldmateriaal, nazorg, het tijdsverloop en andere relevante omstandigheden.

Een klacht of serviceverzoek geeft niet automatisch recht op terugbetaling, kosteloze herhaling, schadevergoeding of erkenning van aansprakelijkheid.

Gloow heeft het recht om eerst zelf een passende controle, beoordeling, instructie, serviceoplossing of herstelmogelijkheid aan te bieden. Indien de klant zonder Gloow eerst elders een herstel, beoordeling of aanvullende behandeling laat uitvoeren, kan dat de positie van Gloow schaden en kan daardoor ieder recht op vergoeding of tegemoetkoming geheel of gedeeltelijk vervallen.

14. Resultaten, reacties en herstel

Cosmetische en esthetische behandelingen, waaronder laserbehandelingen, kunnen gepaard gaan met normale, bekende of individuele reacties en risico’s, waaronder maar niet beperkt tot roodheid, zwelling, gevoeligheid, warmtegevoel, korstvorming, pigmentverschuiving, irritatie, blaarvorming, tijdelijke verergering of teleurstellend resultaat.

Het optreden van een reactie betekent niet automatisch dat sprake is van een fout, tekortkoming of aansprakelijkheid van Gloow.

Indien een klant van mening is dat sprake is van verbranding, onjuiste behandeling of een andere afwijkende reactie, dient dit onmiddellijk via het serviceformulier te worden gemeld zodat Gloow de situatie kan beoordelen en zo nodig instructies of een passende oplossing kan bieden.

Indien daadwerkelijk sprake is van een door Gloow toerekenbaar gebrek in de uitvoering, heeft Gloow in beginsel eerst het recht om een passende herstel- of oplossingsmogelijkheid te bieden, voor zover dit in de gegeven situatie mogelijk en redelijk is.

15. Aansprakelijkheid

Gloow is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een aan Gloow toerekenbare tekortkoming of onrechtmatige daad, en uitsluitend voor zover deze aansprakelijkheid niet rechtsgeldig is uitgesloten of beperkt.

Gloow is in ieder geval niet aansprakelijk voor:

• schade, letsel, complicaties of teleurstellende resultaten die geheel of gedeeltelijk voortvloeien uit onjuiste, onvolledige of verzwegen informatie van de klant;
• schade of verergering die samenhangt met het niet opvolgen van voor-, tijdens- of nazorginstructies;
• normale, bekende of individuele reacties op behandelingen;
• schade die mede is veroorzaakt door medische omstandigheden, hormonale factoren, huidtype, medicatie, zonblootstelling, externe behandelingen of andere factoren buiten de invloedssfeer van Gloow;
• indirecte schade, gevolgschade, gederfde inkomsten, gemiste besparingen of reputatieschade;
• verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke eigendommen van de klant.

Indien Gloow ondanks het voorgaande aansprakelijk is, is die aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat door de aansprakelijkheidsverzekering van Gloow in het betreffende geval wordt uitgekeerd. Indien geen uitkering plaatsvindt, is de aansprakelijkheid beperkt tot maximaal het door de klant betaalde bedrag voor de betreffende behandeling, dienst of levering waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft, behoudens voor zover dwingend recht anders bepaalt.

Iedere aanspraak van de klant vervalt indien de klant de klacht niet binnen redelijke tijd na ontdekking schriftelijk en gemotiveerd bij Gloow meldt en Gloow niet eerst een redelijke gelegenheid geeft om de kwestie te beoordelen en, indien aan de orde, een oplossing aan te bieden.

16. Overmacht

Onder overmacht wordt mede verstaan: ziekte of uitval van personeel, storingen, defecte apparatuur, internet- of stroomuitval, overheidsmaatregelen, calamiteiten, epidemieën, logistieke verstoringen, brand, waterschade, cyberincidenten en alle andere omstandigheden buiten de redelijke invloedssfeer van Gloow.

In geval van overmacht is Gloow gerechtigd de uitvoering van de overeenkomst op te schorten, te verplaatsen, te wijzigen of te beëindigen zonder schadeplichtigheid.

17. Huisregels en toegang

De klant dient zich op iedere locatie van Gloow respectvol en volgens de geldende huisregels te gedragen.

Gloow mag de toegang weigeren of een behandeling beëindigen bij agressie, intimidatie, grensoverschrijdend gedrag, dronkenschap, drugsgebruik, fraude, misbruik van systemen of kortingscodes, het niet opvolgen van instructies of andere omstandigheden die de veiligheid, rust of bedrijfsvoering verstoren.

Schade veroorzaakt door de klant aan eigendommen van Gloow of derden kan volledig op de klant worden verhaald.

18. Giftcards, vouchers en tegoeden

Giftcards, vouchers en andere tegoeden zijn uitsluitend geldig gedurende de op de giftcard, voucher, actie of bijbehorende communicatie vermelde periode.

Tenzij uitdrukkelijk anders vermeld:

• zijn giftcards en vouchers niet inwisselbaar voor geld;
• worden zij niet terugbetaald of vervangen bij verlies, diefstal, beschadiging of ongeoorloofd gebruik;
• kunnen zij niet met terugwerkende kracht worden toegepast op eerdere aankopen of boekingen;
• mogen zij uitsluitend worden gebruikt volgens de door Gloow gestelde voorwaarden.

Gloow is bevoegd giftcards, vouchers of tegoeden ongeldig te verklaren bij fraude, manipulatie, commercieel oneigenlijk gebruik, vervalsing of misbruik.

Indien een giftcard, voucher of tegoed wordt gebruikt voor een boeking, blijven op die afspraak de normale regels voor wijzigen, annuleren, no-show en herstel van toepassing.

19. Webshop, levering en retouren

19.1 Algemeen

Voor de webshop gelden aanvullend de bepalingen van dit artikel zodra de webshop live is. Producten worden geleverd zolang de voorraad strekt. Kennelijke voorraad-, prijs- of systeemfouten binden Gloow niet.

19.2 Levering

Levertijden zijn indicatief, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen. Het risico van verlies of beschadiging gaat op de consument over bij aflevering, behoudens voor zover dwingend recht anders bepaalt.

19.3 Herroepingsrecht bij producten

De consument heeft bij online aankoop van fysieke producten uitsluitend het wettelijke herroepingsrecht voor zover en zolang dit dwingend van toepassing is.

Indien geen wettelijke uitzondering geldt, kan de consument de online aankoop van een fysiek product binnen de wettelijk geldende termijn herroepen overeenkomstig de wet.

19.4 Uitzonderingen / hygiëneproducten

Retournering is niet mogelijk voor producten die om redenen van gezondheidsbescherming of hygiëne niet geschikt zijn om te worden teruggezonden en waarvan de verzegeling is verbroken of die na levering zijn geopend, gebruikt of gemanipuleerd, waaronder voor zover van toepassing:

• crèmes, zalven, serums, gels en vergelijkbare huid- of lichaamsproducten;
• producten die direct in aanraking komen met huid, haar, ogen, lichaam of slijmvliezen;
• producten die na opening uit hygiënisch oogpunt niet opnieuw verkocht kunnen worden.

Ook maatwerk, gepersonaliseerde producten en andere wettelijk uitgezonderde producten zijn uitgesloten van retour voor zover de wet dat toestaat.

19.5 Herroepingsrecht bij diensten / boekingen

Voor online geboekte behandelingen, afspraken en andere diensten geldt uitsluitend een wettelijk herroepingsrecht voor zover dat in het concrete geval dwingend van toepassing is.

Voor zover de wet dit toestaat, kan Gloow bij online boekingen waarbij de klant verzoekt om tijdige voorbereiding, reservering of uitvoering binnen de wettelijke bedenktijd, een redelijke vergoeding verlangen voor reeds verrichte werkzaamheden, voorbereidingen of gereserveerde capaciteit indien de klant daarna herroept.

Voor diensten of reserveringen waarvoor het wettelijke herroepingsrecht op grond van de wet is uitgesloten of beperkt, geldt geen of een beperkt herroepingsrecht.

20. Affiliates en partners

Gloow werkt met een affiliate- en partnersysteem voor influencers, creators, bedrijven en andere samenwerkingspartners.

Deelname aan dit systeem is uitsluitend mogelijk na goedkeuring door Gloow. Gloow behoudt zich het recht voor partners te weigeren, te pauzeren of te beëindigen.

Partners ontvangen een unieke pagina, trackinglink en/of kortingscode. Commissies ontstaan uitsluitend indien en zodra Gloow een conversie als geldig heeft geregistreerd en goedgekeurd conform de toepasselijke partnervoorwaarden.

Geannuleerde afspraken, no-shows, terugboekingen, fraude, misbruik, restituties, ongeldig codegebruik of andere niet-definitieve transacties geven geen recht op commissie.

Op affiliate- en partnerdeelnames kunnen aanvullende partnervoorwaarden van toepassing zijn, die voor de partnerrelatie voorgaan boven deze algemene voorwaarden.

21. Intellectuele eigendom

Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de website, teksten, beelden, formats, werkwijzen, formulieren, documentatie, branding, campagnes en overige materialen van Gloow berusten uitsluitend bij Gloow of haar licentiegevers.

Het is niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Gloow materialen van Gloow te kopiëren, openbaar te maken, commercieel te gebruiken of op andere wijze te exploiteren buiten normaal toegestaan privégebruik.

22. Privacy en communicatiekanalen

Gloow bouwt per klant een digitaal dossier op met onder meer intakegegevens, behandelgegevens, gebruikte instellingen, voortgangsgegevens en servicehistorie voor zover dit nodig is voor veilige uitvoering, dossiercontinuïteit, servicebeoordeling, kwaliteitsbewaking en juridische bescherming.

Gloow werkt zonder telefonische klantenservice. Verzoeken, servicekwesties, klachten, wijzigingsverzoeken, verhuisverzoeken en andere inhoudelijke klantzaken verlopen via de door Gloow aangewezen digitale kanalen, waaronder e-mail, klantenomgevingen en het serviceformulier.

Voor meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens, cookies, tracking, analysetools en rechten van betrokkenen geldt het privacybeleid van Gloow.

23. Toepasselijk recht en geschillen

Op alle overeenkomsten met Gloow is Nederlands recht van toepassing, onverminderd de dwingendrechtelijke consumentenbescherming waarop een consument in zijn land van gewone verblijfplaats aanspraak kan maken.

Geschillen worden voorgelegd aan de volgens de wet bevoegde rechter. Indien de klant geen consument is, is de rechter van de vestigingsplaats van Gloow exclusief bevoegd, tenzij Gloow ervoor kiest het geschil elders aanhangig te maken.

24. Wijzigingen

Gloow is gerechtigd deze voorwaarden van tijd tot tijd te wijzigen of aan te vullen.

De meest actuele versie wordt steeds op de website gepubliceerd. Gewijzigde voorwaarden gelden voor nieuwe overeenkomsten direct vanaf publicatie en voor bestaande overeenkomsten voor zover wettelijk toegestaan.

25. Contact

Voor algemene vragen, serviceverzoeken, verhuisverzoeken, klachten en overige communicatie kan de klant gebruikmaken van de door Gloow op de website aangewezen digitale kanalen, waaronder het serviceformulier en e-mail op info@gloow.nl.